Tips Ubah Daftar Excel Menjadi Satu Paragraf Word – Computer 1001
Tutorial merubah daftar Excel menjadi paragraf Word yang dipisahkan oleh koma dan spasi serta menghapus baris yang kosong.
Misalkan kita mempunyai daftar pada Excel mirip pola berikut ini. Selanjutnya kita ingin menaruhnya ke dokumen Word.
Bila kita salin dan tempatkan di halaman Word, akhirnya akan berupa tabel, sedangkan kita ingin menggabungkannya ke dalam satu paragraf yang masing-masing data dipisahkan oleh koma dan spasi.
Untuk itu, gunakan cara berikut ini.
Mengubah Daftar Excel ke Paragraf Word
Langkah-Langkah:
- Salin data (CTRL + C) dari Excel dan tempatkan (CTRL + V) di halaman Word.
- Data Excel akan ditampilkan berupa tabel Word. Untuk merubahnya ke bentuk paragraf, pada Paste Options, pilih Keep Text Only.
Sekarang tabelnya akan hilang dan datanya menjadi beberapa baris paragraf.Catatan:
Paste Options akan muncul sewaktu kita menyalin (CTRL + C) dan menempatkan (CTRL + V) data. Seandainya opsi ini tidak ada, hanya ada tabel saja, maka kita mampu mengganti tabel tersebut memakai rumus ini: Cara Mengubah Kumpulan Teks Menjadi Tabel dan Sebaliknya. - Selanjutnya pilih (highlight) daftar tersebut dan tekan tombol Ctrl + H untuk membuka kotak obrolan Replace.
- Kemudian pada kotak:
- Find what: ketik ^p yang yaitu tanda paragraf.
- Replace with: ketik tanda koma dan beri spasi.
- Klik tombol Replace All.
- Pilih No ketika ditanya “Do you want to search the rest of the document?”.
- Tekan tombol Close untuk menutup kotak obrolan. Hasilnya ibarat di gambar pertama di atas. Dan kalau perlu, tambahkan titik di penggalan simpulan paragraf.
Tip:
Gunakan tips pada panduan ini: Cara Membuat Huruf Besar dan Kecil dengan Menu Font dan Shortcut di Word, PowerPoint dan Outlook, untuk merubah karakter besar pada awal kata di dalam paragraf menjadi karakter kecil.
Mengubah Daftar Excel yang Memiliki Baris Kosong
Cara yang disuguhkan di atas yakni daftar Excel yang tidak memiliki baris kosong.
Dan bagaimana bila data Excel-nya seperti ini? Setiap data dipisahkan oleh satu baris kosong.
Karena bila di-copy paste ke Word, akan menghasilkan 1 baris kosong di bawahnya. Bila kita memakai format di atas, kesannya akan mirip ini. Ada 2 koma dan spasi.
Hal ini disebabkan baris kosong tersebut juga berbentukparagraf.
Untuk lebih jelasnya, tekan CTRL + * untuk memperlihatkan tanda paragraf (atau di tab Home, bagian Paragraph, tekan Show/Hide yang bentuknya mirip aksara P terbalik).
Perhatikan gambar di atas. Ada 2 tanda paragraf pada masing-masing baris data. Dengan demikian memudahkan kita untuk menggantinya menjadi satu paragraf.
Caranya sama saja dengan bimbingan di atas. Bedanya cuma di langkah 4. Yaitu di kotak Find what, ketik tanda paragraf sebanyak 2 kali (^p^p) mirip pola gambar berikut.
Jadi kesimpulannya:
- Lihat ada berapa tanda paragraf pada daftar Excel yang disalin ke Word.
Tekan CTRL + * untuk menampilkannya. - Kemudian di kotak Find what, ketik tanda paragraf sebanyak yang didapatkan pada masing-masing baris (antara ujung baris data pertama dan baris data selanjutnya).