Format Membuat Mail Merge Untuk Gelar Di Depan Dan Belakang Nama

Tutorial: Word 2007, 2010, 2013, 2016.

Tutorial ini membicarakan format menaruh gelar di depan dan belakang nama pada dokumen mail merge. Juga membicarakan formula menciptakan sapaan yang berlainan (bapak atau ibu) menurut data gender.

Cara Membuat Mail Merge untuk Gelar di Depan dan Belakang Nama

Penulisan nama pada alamat lazimnya sering dibarengi dengan gelar akademik atau gelar lainnya. Penulisan gelar akademik ada yang di depan nama dan ada yang di belakang nama.

Ketentuan penulisan gelar yang benar yakni:

Ada tanda koma dan spasi di antara nama dan gelar belakang. Contoh: Berny Andreas, S.T., M.Pd. (Sumber)

Ada spasi antara gelar depan dan nama. Contoh: Prof. Vianey Gunadi.

Bagaimana dengan nama yang cuma memiliki salah satu gelar saja?

Contoh: Prof. Vianey Gunadi hanya mempunyai gelar depan. Bila kita menaruh tanda koma pada field mail merge, maka jadinya yakni Prof. Vianey Gunadi, (lihat gambar). Makara ada satu tanda koma yang bekerjsama tidak boleh ada. Begitu juga dengan nama yang hanya mempunyai gelar belakang, akan timbul satu spasi di depan nama.
Tampilan gelar dan nama mail merge yang berantakan

Untuk menanggulangi duduk perkara ini, kita mampu memakai IF statement pada field mail merge, agar spasi atau tanda koma hanya dimunculkan pada keadaan tertentu saja, yakni:

Bila ada gelar depan, maka buat spasi antara gelar depan dan nama.

Bila ada gelar belakang, maka buat tanda koma dan spasi di antara nama dan gelar belakang.

Cara Membuat

Tahap I: Sumber Data Mail Merge

Buat susunan data di Excel mirip pola berikut. Semua gelar yang diletakkan di depan nama digabung menjadi satu kolom, begitu juga untuk gelar di belakang nama.
Data mail merge Excel dengan gelar depan dan gelar belakang

Tahap II: Dokumen Utama Mail Merge

Langkah-langkah:

Buat dokumen gres (CTRL + N) di Microsoft Word.

Pada Mailings tab, di grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge, dan pilih Letter. Buat isi untuk surat.

Selanjutnya kita akan mengambil data untuk mail merge. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen pada kotak dialog Select Data Source.

Pada kotak obrolan Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan tentukan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.

Taruh kursor di posisi untuk data source mail merge. Pada tutorial ini, kursor ditaruh di bawah tabrakan pena Kepada Yth.,. Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Gelar_Depan, Nama, dan Gelar_Belakang. Lihat teladan di bawah ini.

Selanjutnya yakni pengaturan spasi dan tanda koma. Tekan tombol ALT + F9 untuk memperlihatkan petunjukfield mail merge seperti gambar di bawah ini.

Tambahkan aba-aba IF yang dicetak tebal di bawah ini pada instruksi yang telah ada. Gunakan tombol CTRL + F9 untuk bikin kurung kurawal pada arahan.

MERGEFIELD Gelar_Depan IF MERGEFIELD Gelar_Depan = “” “” “ “ MERGEFIELD Nama IF MERGEFIELD Gelar_Belakang = “” “” “, “ MERGEFIELD Gelar_Belakang

Keterangan instruksi:
- Bila Gelar_Depan kosong (“”), maka tidak usah menyisipkan apa-apa (“”). Sebaliknya kalau ada Gelar_Depan, maka tambahkan satu spasi (” “)
- Bila Gelar_Belakang kosong (“”), maka tidak usah menyisipkan apa-apa (“”). Sebaliknya kalau ada Gelar_Belakang, maka tambahkan satu tanda koma dan spasi (“, “)

Tekan tombol ALT + F9 untuk menyembunyikan isyarat field. Tekan Preview Result. Inilah balasannya.

Tips

Penggunaan IF statement pada mail merge bisa dipakai untuk duduk perkara-dilema lainnya juga.

Misalnya, kita ingin menambahkan sapaan Bapak atau Ibu. Maka kita bisa menyertakan kolom Gender pada file Excel mirip acuan di bawah ini.
Data mail merge dengan kolom gender

Kemudian pada kode mail merge di Word tambahkan kode berikut yang dicetak tebal. Jangan lupa gunakan tombol CTRL + F9 untuk membuat kurung kurawal pada kode.

IF MERGEFIELD Gender = “Laki-Laki” “Bapak” “Ibu” MERGEFIELD Gelar_Depan IF MERGEFIELD Gelar_Depan = “” “” ” ” MERGEFIELD Nama IF MERGEFIELD Gelar_Belakang = “” “” “, ” MERGEFIELD Gelar_Belakang

Hasilnya menyerupai gambar berikut.
Tampilan mail merge dengan sapaan bapak atau ibu