Format Memadukan Data Mail Merge Di Halaman Yang Sama Menurut Pembagian Terstruktur Mengenai

Tutorial ini menyuguhkan format memakai mail merge untuk menciptakan daftar data dari Excel yang diurut dan dipisahkan menurut klasifikasi.

Misalnya, kita ingin menciptakan surat yang ditujukan terhadap beberapa orang dengan alamat yang serupa. Masing-masing surat akan dibuat menurut alamatnya, dan satu surat berisi data untuk lebih dari satu orang.
Cara Menggabungkan Data Mail Merge di Halaman yang Sama Berdasarkan Kategori

Cara Menggabungkan Data Mail Merge di Halaman yang Sama Berdasarkan Kategori

Berikut formula menjadikannya.

Hal Penting

Berhubung aba-aba mail merge ini cukup rumit dan untuk menghindari kesalahan pengetikan, maka pada tutorial ini disertakan juga screenshot gambar petunjukmail merge di Word.

Makara kalau anda tidak sukses menciptakan mail merge seperti di tutorial ini, maka bandingkan instruksi yang anda buat dengan kode di gambar apakah sudah sesuai.

Tahap I: Sumber Data Mail Merge

Contoh Sumber Data Excel berdasarkan Kategori Kota

Siapkan data di Excel, contohnya ibarat gambar ini.

Untuk mail merge ini, data harus diurutkan. Tetapi kita tidak mesti mengurutkan data yang berada di file Excel. Kita mampu mengurutkan data di dokumen Word, dengan begitu urutan data di Excel tidak terusik.

Cara mengurutkan data mail merge di Word:

Pada tab Mailings, bagian Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.

Di bab Refine recipient list, klik Sort.

Pada tab Sort Records, klik tanda panah pada Sort by untuk memutuskan kategori pengurutan data. Pada tutorial ini, pengurutan berdasarkan Kota.

Klik OK untuk menutup semua kotak dialog.

Tahap II: Dokumen Utama Mail Merge

Langkah-langkah:

Buat dokumen gres (CTRL + N) di Microsoft Word.

Pada Mailings tab, di grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge, dan pilih Directory.

Selanjutnya kita akan mengambil data untuk mail merge. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen pada kotak dialog Select Data Source.

Di kotak obrolan Confirm Data Source, pilih MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) dan klik OK.

Catatan: dengan menentukan DDE maka kita bisa tetap memakai format data di Excel, seperti format mata duit, tanggal, dan lain-lain. Tutorial lengkapnya ada di sini: Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word.

Pilih Entire Spreadsheet dan klik OK.

Selanjutnya masukkan kode mail merge berikut. Gunakan tombol CTRL + F9 untuk membuat kurung kurawal .
```
QUOTE  IF  MERGESEQ  = 1  SET Key """ IF  MERGEFIELD Kota  <>  REF Key  " IF  MERGESEQ  > 1 "" MERGEFIELD Kota SET Key MERGEFIELD Kota"     MERGEFIELD Nama  MERGEFIELD Jumlah "
```
Screenshot kode mail merge di Word

Keterangan Kode:
- MERGESEQ merupakan nomor urut data (record). Kunci pengurutan yaitu memakai nama Kota yang berada di kolom satu.
- Ikuti isyarat di atas termasuk barisnya dan ganti nama field (Kota, Nama, Jumlah) sesuai dengan nama kolom Excel Anda.
- Untuk jarak antar kolom memakai tombol TAB.
- Gunakan tombol ALT + F9, untuk menyaksikan dan menyembunyikan isyarat field mail merge.

Untuk melihat hasilnya, jangan memakai Preview Result. Gunakan formula berikut untuk melihat hasil penampilan yang sebenarnya:
1. Pada tab Mailings, bagian Finish, klik Finisih & Merge, dan pilih Edit Individual Documents.
2. Pilih All dan klik OK. Hasilnya ialah ibarat berikut ini.
  Catatan: ulangi langkah-langkah ini untuk melihat setiap hasil pergeseran yang dilaksanakan.

Agar daftar masing-masing kota berada pada halaman yang terpisah, ganti tanda petik dua (“”) pada baris dua dengan kode QUOTE 12, mirip contoh kode berikut.
```
  QUOTE  IF  MERGESEQ  = 1  SET Key """ IF  MERGEFIELD Kota  <>  REF Key "  IF  MERGESEQ  > 1  QUOTE 12   MERGEFIELD Kota SET Key MERGEFIELD Kota"     MERGEFIELD Nama  MERGEFIELD Jumlah    "
```
Screenshot instruksi mail merge di Word

Cara Menyisipkan Teks pada Sebelum dan Setelah Daftar Mail Merge

Tutorial di atas akan membuat dokumen mail merge yang berupa daftar yang diambil dari sumber data Excel. Namun, cuma berisi daftar saja kadang tidak cukup. Kita mungkin ingin menyertakan kalimat pembuka, kalimat epilog dan keterangan yang lain.

Bila kita menyertakan teks-teks tersebut begitu saja pada instruksi mail merge di atas, maka alhasil akan berantakan. Setiap teks tersebut akan ditampilkan berulang kali sesuai jumlah data. Misalnya, di satu surat ada 3 data, maka kalimat pembuka dan kalimat penutupnya juga akan ditampilkan sebanyak 3 kali mirip gambar berikut.

Contoh tampilan mail merge yang kacau

Agar alhasil tidak awut-awutan, kita akan menyertakan satu dummy record pada sumber data Excel seperti teladan berikut. Tambahkan angka nol (0) pada baris terakhir Kota.

Data Mail Merge Kategori dengan dummy record

Selanjutnya buat arahan mail merge mirip teladan berikut.

 QUOTE  IF  MERGESEQ  = 1  SET Key ""  SET  LastKey REF Key    IF  MERGEFIELD Kota  <> REF Key  " IF  MERGESEQ  > 1 "Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi Sales  Manager Anda.  Hormat Kami,Customer Service Manager IF  MERGEFIELD Kota  <> 0  QUOTE 12 "  IF  MERGEFIELD Kota  <> 0  "DATE @ "d MMMM yyyy"Kepada Yth.,  Retail Sales  MERGEFIELD Kota   SET Key  MERGEFIELD Kota Berikut yaitu total pemasaran  untuk tempat  MERGEFIELD Kota .Nama     Jumlah  """ IF MERGEFIELD Kota  <> 0 "MERGEFIELD Nama      MERGEFIELD  Jumlah   ""

Screenshot instruksi mail merge di Word

Kode field mail merge dengan tambahan teks