8 Kegunaan Flash Fill Excel Yang Perlu Dikenali (Memisahkan, Menggabungkan Rumus Data) – Computer 1001
Fitur Flash Fill boleh dibilang sangat “luar biasa” alasannya ialah mampu mempersempit pekerjaan Excel yang rumit dan usang serta mengambil alih rumus Excel.
DAFTAR ISI
- Apa itu Flash Fill Excel?
- Cara Menggunakan Flash Fill
- Contoh-Contoh Flash Fill
- Keterbatasan Flash Fill
- Solusi Masalah Flash Fill
Apa itu Flash Fill Excel?
Fitur ini ada di Excel model 2013 ke atas (Excel 2016 & 2019) serta Office 365.
Flash Fill akan otomatis mengisi data pada suatu kolom dengan mengidentifikasi pola data yang kita diberikan pada kolom yang serupa.
Fitur ini sungguh cantik untuk:
- Memisahkan data ke beberapa kolom.
- Menggabungkan data dari beberapa kolom menjadi 1 kolom. Baik data yang sederhana maupun yang kompleks (contoh alamat email).
- Mengambil pecahan data (contohnya: angka saja, huruf saja, atau beberapa huruf tertentu).
- Mengganti sebagian isi data atau memberi komplemen pada data.
- Mengubah format data (teks, angka, dan tanggal).
- Merapikan data (penulisan huruf besar, aksara kecil, dan sebagainya)
- Membersihkan data (meniadakan spasi, tanda sambung, dan lain-lain).
Bagaimana dengan pengguna Excel model sebelumnya (2010 dan 2007)?
Karena tidak ada fitur ini, maka anda dapat memakai formula atau fitur Excel lainnya. Tutorialnya ada disertakan pada uraian di bawah ini.
Cara Menggunakan Flash Fill
Cara yang paling cepat menggunakan Flash Fill ialah dengan menekan tombol CTRL + E.
Flash Fill juga mampu diakses di:
- Tab Data, grup Data tools.
- Tab Home, grup Editing, klik tanda panah Fill dan pilih Flash Fill.
Berikut merupakan langkah detil rumus menggunakannya.
Misalnya kita mempunya data di kolom A seperti contoh gambar berikut. Kemudian kita ingin memisahkan karakter dan angka menjadi 2 kolom.
Langkah-langkah:
- Buat teladan data yang kita inginkan untuk diidentifikasi Excel.
Caranya: klik sel kosong baris pertama pada kolom di sampingnya, adalah sel B1. Ketik Usb dan tekan ENTER.
Catatan: karakter besar atau abjad kecil yang kita gunakan pada langkah ini akan disertai oleh Flash Fill. - Sekarang sel aktif akan berpindah ke sel B2. Buat Flash Fill dengan menekan tombol CTRL + E.
Catatan: tidak masalah jikalau sel aktif ada di B1. Yang penting ada di kolom yang sama dan tidak keluar dari baris data. - Ulangi langkah-langkah di atas untuk kolom C.
Catatan: kita juga bisa mengetik semua data di sel B1 dan C1 apalagi dulu, gres kemudian membuat Flash Fill.
Tips:
- Tekan tombol CTRL + Z bila kesudahannya tidak menyerupai yang diharapkan.
- Kadang heading (judul) kolom juga dimasukkan dalam Flash Fill. Hapus saja jikalau muncul heading baru.
- Bila ada pesan error, lihat solusinya di sini.
Contoh-Contoh Flash Fill
Berikut yakni pola-pola yang memberikan kemampuan Flash Fill. Namun tidak terbatas pada teladan ini saja. Masih ada banyak lagi kegunaan Flash Fill yang bisa anda coba sendiri.
1. Memisahkan Data
Contoh 1: memisahkan nama menjadi 2 kolom, yakni nama depan dan nama belakang.
Contoh 2: memisahkan nama email dan domain.
Contoh 3: memisahkan tanggal dan jam.
Formula atau Fitur lain untuk memisahkan data:
2. Mengambil Bagian Data
Contoh 1: mengambil instruksi pos yang berada di tengah data.
Contoh 2: mengambil semua huruf permulaan sebelum angka pada sebuah aba-aba.
Formula atau Fitur lain untuk mengambil bagian data:
3. Menggabungkan Kolom Data
Contoh memadukan dua kolom data menjadi satu. Perhatikan, kita juga mampu memberi tambahan huruf (teladan: simbol @ untuk email) walaupun di data aslinya tidak ada.
Formula atau Fitur lain untuk menggabungkan data:
4. Menghapus Spasi dan Karakter Lain
Contoh 1: menghapus spasi di permulaan dan tamat kata.
Contoh 2: meniadakan simbol * # : [ di permulaan data.
Contoh 3: meniadakan spasi di antara angka. Ini cocok buat anda yang ingin meniadakan spasi pada petunjukbilling.
Formula atau Fitur untuk meniadakan spasi dan abjad lain:
- 2 Cara Menghapus Spasi Ekstra pada Teks Excel
- 2 Cara Menghapus Spasi pada Angka Excel
- Cara Menghapus Spasi dan Tanda Penghubung di Akhir Sel Excel
- Cara Menghapus Tanda Koma di Akhir Data Sel Excel
5. Merubah atau Modifikasi Data
Contoh 1: merubah aksara abc menjadi abjad besar ABC dan menambahkan angka 12345.
Contoh 2: menyertakan tanda sambung (-) dan merubah angka 12345 menjadi xxxxx.
Formula atau Fitur untuk merubah sebagian data:
- 3 Cara Menambah Angka Nol dan Teks di Depan dan Belakang Angka Excel
- Cara Menambahkan Spasi atau Tanda Penghubung Pada 2 Karakter Terakhir di Excel
6. Format Tanggal
Contoh mengubah angka bulan menjadi huruf dan mengubah garis miring menjadi spasi.
7. Format Angka
Contoh 1: memisahkan angka dengan tanda sambung (-).
Contoh 2: memisahkan angka dengan spasi.
8. Format Teks
Contoh 1: merubah nama pertama menjadi akronim dan diberi tanda titik.
Contoh 2: memberi huruf besar pada setiap awal kata (nama).
Contoh 3: memindahkan nama belakang ke posisi permulaan dan diberi tanda koma.
Contoh 4: bikin singkatan nama.
Formula atau Fitur untuk format data:
- Cara Membuat Huruf Besar (Huruf Kapital) pada Awal Kalimat di Excel
- Cara Cepat Menghapus Sebagian Isi Sel di Lembar Kerja Excel
- Cara Membuat Format Nomor Telepon dengan Spasi dan Tanda Penghubung di Excel
Keterbatasan Flash Fill
Fitur ini juga memiliki keterbatasannya, ialah:
- Hasil Flash Fill tidak ter-update secara otomatis (statis).
Makara jikalau ada perubahan pada data orisinil, maka anda perlu ulang melakukan Flash Fill. - Ada kemungkinan tidak bisa membaca pola data.
Ini lazimnya terjadi pada data yang format atau urutannya bertentangan. Contohnya mirip gambar berikut.
- Mengubah angka atau tanggal menjadi string.
Hal ini menyebabkan data tidak dapat dikalkulasi. Bila anda ingin memberi tanda sambung dan sebagainya pada angka / tanggal yang ingin dikalkulasi, maka gunakan Custom Format.
Solusi Masalah Flash Fill
Masalah 1: Cek Apakah Fitur Flash Fill Sudah Diaktifkan
Biasanya fitur ini sudah diaktifkan secara default. Namun kalau anda tidak dapat menggunakannya, maka jalankan hal berikut:
- Di tab File dan pilih Options.
- Pilih panel Advanced.
- Di kepingan Editing options, pastikan kotak Automatically Flash Fill dicentang.
Masalah 2: Muncul Pesan Error
“We looked at all the data next to your selection and didn’t see a pattern for filling in values for you. To use Flash Fill, enter a couple of examples …”.
Error ini bisa disebabkan:
- Excel belum bisa membaca pola data. Untuk itu beri teladan lagi (misalnya 2 baris data).
- Pesan error juga mampu timbul jikalau kita memilih kumpulan sel yang ingin diisi data. Jadi cukup klik di satu sel saja.
- Kadang format heading (judul kolom) seperti Merge & Center mampu membuat Flash Fill tidak bisa digunakan. Solusinya mampu dengan memindahkan data otentik ke kolom lain atau ke lembar kerja yang gres.
Masalah 3: Hasil Tidak Sesuai
Tidak boleh ada kolom kosong antara data orisinil dengan data untuk Flash Fill mirip pola gambar berikut.
